Bạn muốn có một email tên miền công ty chuyên nghiệp nhưng lại chưa biết làm cách nào để tạo lập nó?…
Những thói quen trong cuộc sống hay trong công việc đôi khi lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Chẳng hạn, thói quen để móng tay dài sẽ tạo điều kiện cho vi khuẩn sinh sôi nảy nở, thói quen ngủ muộn dậy trễ có hại cho sức khỏe… Và đôi khi trong công việc, nhiều người quá quen với việc gửi/nhận thư qua mail cá nhân mà quên mất email doanh nghiệp vô tình đã khiến công ty chịu tổn thất to lớn.
Thói quen gửi/nhận thư bằng email cá nhân đã đi sâu vào tiềm thức của một số nhân viên. Bỗng một ngày, công ty bắt nhân viên phải xài thêm 1 account email mới với tên miền doanh nghiệp để trao đổi tài liệu, công việc nội bộ và gửi hợp đồng, kế hoạch,… cho khách hàng khiến một số nhân viên tỏ ra lúng túng. Nhiều người cẩn thận thì thoát khỏi email cá nhân trong giờ làm việc nhưng cũng không ít nhân viên xài song song cả hai loại hình mail. Và đôi khi dù không cố ý nhưng một số người vẫn bị nhầm lẫn gửi thư cho khách hàng bằng email cá nhân.
“Những ngày đầu mới vào làm, tôi khá hoang mang khi đang yên ổn xài email cá nhân thì đột ngột chuyển sang dùng email công ty. Đỉnh điểm là có một lần gửi hợp đồng cho một đối tác thì tôi lại quên dùng mail công ty. Hậu quả là bên kia gọi điện hỏi lại giám đốc để xác nhận danh tính của tôi và tỏ ý không hài lòng về cách làm việc có phần cẩu thả. Cũng may là sếp tương đối tâm lý, chỉ gọi lên và nhắc nhở nhẹ nhàng nhưng đó là lần mà tôi đã rút kinh nghiệm sâu sắc. Dù sao thì hình ảnh doanh nghiệp đã gắn chặt với email công ty. Khi đã tham gia vào một tổ chức thì việc dùng email công ty để giao dịch với khách hàng là trách nhiệm ” – Chị Phương Thanh, trưởng phòng marketing của công ty X kể.
“Công ty của tôi chỉ có 7 nhân viên. Có lần chúng tôi lên chiến dịch email marketing sản phẩm nhưng để tiết kiệm chi phí, chúng tôi gửi thông điệp thủ công bằng email cá nhân. Chúng tôi chia nhau cày cật lực để gửi mail đến nhóm khách hàng tiềm năng. Nhưng trớ trêu thay, dù đã chăm chút và cẩn thận viết email đến từng dấu chấm, dấu phẩy nhưng hơn một tháng trời kết quả chúng tôi thu được không có gì ngoài con số không tròn trĩnh. Không ai phản hồi, không ai gọi điện, không ai cả. Sau này thì chúng tôi hiểu rằng, email mỗi cá nhân trong công ty của tôi không có một chỗ dựa nào chắc chắn, không đại diện cho bất kì ai, không uy tín, không chuyên nghiệp, không gì cả. Trong mắt họ,chúng tôi chỉ là những kẻ vô danh tiểu tốt đi rao vặt mà thôi.” Anh Danh – một giám đốc trẻ khởi nghiệp cho hay.
Từ những bài học nhớ đời của những anh chị trên, phần nào bạn đã hiểu được vai trò to lớn của email doanh nghiệp rồi chứ?
Nhắc đến email tên miền doanh nghiệp, thay vì nghĩ đến những tính năng như gửi/nhận mail offline mọi lúc mọi nơi, dung lượng lưu trữ lớn, đường truyền ổn định và tính năng lọc thư rác thì điều đầu tiên người ta nghĩ đến đó chính là sự chuyên nghiệp và độ tin cậy cao.
Email doanh nghiệp là phương tiện trao đổi thông tin đại diện cho cả một tập thể, một bộ máy chứ không đơn thuần là một cá nhân bất kì nào đó. Nói một cách đơn giản là sử dụng email doanh nghiệp sẽ giúp độ uy tín của công ty bạn tăng lên 200%.
Không phải ngẫu nhiên mà các công ty lớn nhỏ chịu bỏ ra một khoản tiền không nhỏ để mua sự chuyên nghiệp và tăng độ uy tín của thương hiệu bằng cách đăng kí email tên miền doanh nghiệp. Bởi sự chuyên nghiệp và độ uy tín phải xây dựng từ từ, cần nhiều thời gian mới có thể có được chỗ đứng. Và mặc dù đã cất công trang bị email tên miền doanh nghiệp cho nhân viên nhưng việc bắt nhân viên sử dụng email doanh nghiệp như một thói quen để rèn luyện sự chuyên nghiệp thì không hề đơn giản.
Muốn các nhân viên đưa email doanh nghiệp vào vận hành trong công việc thì điều đầu tiên mà chủ doanh nghiệp phải thực hiện đó là thống nhất và ra quyết định ngay từ đầu. Nói như vậy không có nghĩa là bạn phải trợn mắt lên và chỉ thẳng vào nhân viên của bạn là muốn làm việc trong công ty anh thì mày phải xài mail của anh. Không, hãy dịu dàng với những nhân viên của bạn.
Họ đi làm là để cho công ty của bạn tốt hơn, bạn phải tôn trọng họ. Hãy ngồi lại và nhẹ nhàng phân tích với nhân viên những cái lợi mà họ có được khi sử dụng email doanh nghiệp. Ai mà chẳng muốn trông mình chuyên nghiệp, bờ-rồ, ngon lành trong mắt đối tác cơ chứ? Email doanh nghiệp khoác cho họ điều đó. Và họ sẽ vui vẻ dùng email doanh nghiệp thôi!
Câu trả lời là còn tùy vào mức độ và tính chất quan trọng của từng giao dịch email. Nếu nhân viên của bạn lần đầu vi phạm và lỗi không quá lớn, bạn chỉ cần nhắc nhở để họ rút kinh nghiệm. Còn họ đã “đãng trí” quá nhiều lần ư? Hãy cho họ một bài học, nhẹ nhàng nhưng thâm thúy. Còn cho bài học như thế nào thì phụ thuộc vào đầu óc cao siêu của bạn.
Chúc bạn thành công!
